Family Office Governance

Was ist das? Wir erklären das.

Vermögensinhaber nutzen heute zunehmend Family Offices, die das Vermögen strukturieren, schützen und sich um alle Vermögensfragen kümmern. Die Organisationsform eines Family Offices kann eine einzelne Person, ein eigenes Unternehmen (Single Family Office) oder ein externer Dienstleister (Multi Family Office) sein.
Dabei ist das Vertrauen zwischen Family Office(r) und Vermögensinhaber ein sehr enges. Je komplexer das Family Office, desto wichtiger sind klare Vereinbarungen zwischen den Parteien. Dieses „Zusammenspiel“ zwischen dem Family Office und dem Vermögensinhaber bzw. dessen Familie regelt die „Family Office Governance“.
Diese hat zum Ziel, nachhaltige Strukturen einzurichten, die den Einfluss auf das externe bzw. eigene Family Office regeln, um Interessenskonflikte zwischen dem Family Office und dem Vermögensinhaber(n) zu vermeiden und eine harmonische Zusammenarbeit zu sichern.
Beim Aufbau einer „Family Office Governance“ sind die Themen Family Governance und Principal Agent Theorie von Bedeutung.

Family Governance: Was bedeutet das?

Die Family Governance („Familien-Verfassung“) definiert die Führung, Kontrolle und Sicherung des Zusammenhalts der Familie und des Familienunternehmens. Dies umfasst in der Regel die Bestimmung gemeinsamer Ziele und deren Controlling, die Verteilung der Aufgaben und Befugnisse innerhalb der Familienmitglieder und die Bildung eines Familienrates. Die Implementierung eines solchen individuellen verbindlichen Regelwerks ist umso bedeutender, je komplexer das Unternehmen wird, z.B. wenn mehrere Generationen oder Inhaber aktiven Einfluss am Tagesgeschäft haben oder bekommen sollen.
Das Family Office unterliegt normalerweise den Regeln der Familie bzw. ihrer Family Governance. In der Praxis werden jedoch selten konkrete Regeln mit dem Family Office vereinbart, die außerhalb der üblichen Branchenstandards wie z.B. Verlustschwellenmeldungen, WpHG Bogen, Investitionsbeschränkungen usw. liegen.
Warum sind solche umfassenden Prozessregeln wichtig? Als Erklärung dazu, dient die „Principal Agent Theorie“.

Was ist die Principal Agent Theorie?

Diese Theorie beschreibt das Verhältnis zwischen Vermögensinhaber bzw. der Familie (Prinzipal) und dem Family Office (Agent).
Tatsächlich bestehen zwischen den Parteien Informationsasymmetrien: Das Family Office(r) ist für die tägliche operative Steuerung verantwortlich und verfügt daher zwangsläufig über einen Wissensvorsprung gegenüber dem Prinzipal. Der Prinzipal hingegen verfügt über das Wissen zum Familienunternehmen, die Branche, den Wettbewerb und vor allem über die Familie selbst. Der Prinzipal (der Vermögensinhaber) und der Agent (das Family Office) müssen sich folglich über ihre Zusammenarbeit und den nötigen Informationsaustausch verständigen, um die Informationsasymmetrie auszugleichen.
Hierzu sind z.B. folgende Lösungsansätze denkbar:
• Arbeitsschritte planen und strukturieren,
• Aufgaben exakt verteilen
• Unternehmenskultur und Familienstruktur erfassen
• Controlling-Systeme installieren (Zeiterfassung, Meilensteine)
• vertrauensbildende Maßnahmen in der Zusammenarbeit zu fördern
Auch die Art der Vergütung kann zur Vertrauensbildung beitragen.

Die Schwierigkeit in der Zusammenarbeit potenziert sich, je mehr Agenten (weitere Dienstleister) dem Agenten (Family Office) zuarbeiten und je mehr Familienmitglieder es als Vermögensinhaber gibt.

Wann benötigen Sie eine Family Office Governance?

Eine Family Office Governance wird spätestens dann bedeutsam, wenn Sie ein Family Office gründen, beauftragen oder auch schon Family Office ähnliche Strukturen nutzen (interne Mitarbeiter / externe Verwalter). Je mehr Menschen bei Entscheidungsprozessen mitwirken, desto größer sind die Informationsasymmetrien.
Beachten Sie dabei folgende Fragestellungen:
• Auf welche Family Office Strategie einigen sich die Familienmitglieder für die Zukunft?
• Wie wird das Family Office bzw. der Mitarbeiter entlohnt?
• Wie wird untereinander kommuniziert?
Die Kommunikationskanäle zwischen Familienmitgliedern und dem Family Office sind besonders bedeutsam. Sie müssen für den Geschäftserfolg und den Familienfrieden einwandfrei funktionieren. Auch im schwierigen Marktumfeld.

Family Office Governance: drei Eckpfeiler

Als die drei Eckpfeiler der Family Office Governance gelten folglich:
• Die Family Office Vereinbarung, in der die Wirtschaftsstrategie, die Familienprinzipien und die Zusammenarbeit mit dem Family Office(r) festgelegt sind.
• Der Familienrat, der die Anliegen der Familienmitglieder im Family Office vertritt.
• Der regelmäßige strukturierte Austausch zwischen den Parteien, um Unternehmensinformationen, Strategien, Änderungen der Besitzverteilung und Probleme zu diskutieren.
Die Eckpfeiler der Family Office Governance sollten regelmäßig auf Aktualität überprüft werden.

Der Autor, Joseph H. Schrull III, hat mehr als 12 Jahre Erfahrung beim Aufbau und der Leitung eines Multi-Family-Offices. Heute berät er andere Familien und Family Offices u.a. zum Thema Family Office Governance. Hierbei bringt er seine persönliche Erfahrung (positive und negative) ein, um sicherzustellen, dass die Interessen zwischen Vermögensinhaber und Family Office gewährleistet werden.

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